Chính website này — bộ máy bán hàng tự vận hành

Bối cảnh

AdSys Team là một xưởng nhỏ: không có người trực chat 24/7, và việc trả lời báo giá lặp đi lặp lại cho khách hỏi thăm chiếm mất thời gian đáng ra dành cho việc làm nghề.

Sản phẩm bán trên site phần lớn là file số — workflow n8n đóng gói sẵn trong Workflow Store — đơn hàng có thể đến bất cứ giờ nào, kể cả nửa đêm, và khách kỳ vọng nhận file gần như ngay sau khi chuyển khoản.

Bài toán đặt ra: dựng đúng bộ máy bán hàng và lọc khách mà chính AdSys Team đang bán cho khách hàng khác, rồi cho nó chạy thật trên website của mình — không phải bản trình diễn dựng riêng để giới thiệu.

Kiến trúc & công nghệ

Toàn bộ site chạy trên Next.js, phần tự động hoá phía sau chạy bằng n8n — đúng công nghệ mà AdSys Team đóng gói lại và bán cho khách qua Workflow Store.

Luồng bán hàng: khách đăng nhập và bấm mua → hệ tạo đơn kèm mã duy nhất → hiện mã QR payOS (VietQR) đúng số tiền ngay trong khu khách hàng; webhook payOS bắn về được khớp theo mã đơn và số tiền, chặn xử lý trùng, rồi mở file cấu hình kèm hướng dẫn trong khu khách hàng khi file đã sẵn sàng — chưa sẵn sàng thì khách theo dõi tiến độ chuẩn bị tại đó (email chỉ để báo đã nhận tiền).

Luồng lọc khách tư vấn là một mẫu workflow đang bán trong kho: quiz 6 câu chấm điểm theo ngân sách, độ gấp và quy mô, lead nóng báo Zalo cho đội ngũ trong 5 phút, lead nguội vào chuỗi 7 email nuôi giãn cách trong 14 ngày và dừng ngay khi khách đặt lịch; còn trên chính website này, khâu tiếp nhận tư vấn hiện đang chạy trực tiếp qua Zalo thay vì qua quiz tự động.

Một workflow trực lỗi theo dõi toàn bộ các luồng trên: workflow nào gãy là báo ngay về Zalo kèm tên node lỗi, không có chuyện một luồng chết âm thầm vài ngày mới phát hiện.

Triển khai theo mốc

Các luồng không bật cùng lúc mà chuyển dần sang chạy hoàn toàn tự động theo từng đợt — luồng nào đang chạy thật, trang Behind the scenes cập nhật đúng theo đó, không vẽ trước sơ đồ cho phần chưa làm.

Việc dựng site cũng đi theo mốc hạ tầng trước, nội dung sau: bản đầu tiên lên hạ tầng thật ngày 28/08/2026, tên miền chạy HTTPS ổn định từ 29/08/2026 để webhook nhận tiền và form gửi lead hoạt động đúng, rồi mới đến các đợt mở rộng sản phẩm và nội dung.

Một khu khách hàng riêng — đăng nhập tự tra dịch vụ, hoá đơn, ticket — được dựng thêm sau, tách hẳn bố cục khỏi phần trang bán hàng để không lẫn nội dung marketing vào không gian làm việc của khách đã mua.

Vận hành hằng ngày

Với đơn sản phẩm số: khách đăng nhập, thanh toán qua payOS xong là đơn được khớp tự động, không cần người trực; file và hướng dẫn mở trong khu khách hàng khi đã sẵn sàng, chưa sẵn sàng thì khách theo dõi tiến độ chuẩn bị tại đó — người chỉ can thiệp khi số tiền chuyển lệch với đơn hoặc khách cần tư vấn thêm.

Với khách tư vấn: trên chính website này, khâu tiếp nhận hiện chạy trực tiếp qua Zalo — quy trình chấm điểm, báo Zalo nhanh cho lead nóng và chuỗi email nuôi tự động là mẫu workflow bán sẵn trong kho để anh/chị lắp lên form riêng của mình.

7h sáng thứ Hai, một báo cáo tổng hợp lượt xem, đơn, lead và doanh thu tuần trước tự gửi về Zalo — người đọc báo cáo chứ không phải người tự tổng hợp báo cáo.

Bài học

Bài học rõ nhất: bán cho khách đúng thứ mình đang tự dùng buộc mọi lời quảng cáo phải đúng sự thật — luồng nào chưa chạy thật, trang Behind the scenes phải ghi rõ luồng đó 'gắn riêng theo hệ thống, làm trong gói dịch vụ' thay vì vẽ sơ đồ đẹp cho thứ chưa tồn tại.

Tách rõ ca cần máy xử lý và ca cần người quyết — số tiền lệch, khách cần tư vấn — giúp tự động hoá không biến thành hộp đen: người vẫn có chỗ can thiệp đúng lúc, đúng việc.

Một workflow trực lỗi riêng cho các workflow còn lại hoá ra quan trọng ngang các workflow nghiệp vụ chính: tự động hoá mà không tự báo lỗi thì rủi ro âm thầm mất nhiều ngày mới lộ ra.